Rangkuman Tugas KTI Mail Marge Pada MS.WORD

Membuat Dokumen menggunakan Mail Merge.

1.    Buatlah dokumen utama yang akan dimasukan data menggunakan Mail Merge.

Gambar 2.1.1 membuat dokumen utama

2.    Klik menu Start Mail Merge pada menu Mailings. Lalu pilih Step by Step Mail Merge Wizard.

Gambar 2.1.2 Memilih Step by Step Mail Merge Wizard

3.    Kemudian akan muncul menu Mail Merge di samping kanan. Pilih Letters, lalu pilih Next : Starting document.

Gambar 2.1.3 Menu tampilan Mail Merge Step 1

4.    Pilih use the current document, kemudian pilih Next : Select recipients.

Gambar 2.1.4 Menu tampilan Mail Merge Step 2

5.    Pilih Type a new list, kemudian pilih Create.

Gambar 2.1.5 Menu tampilan Mail Merge Step 3

     

6. Kemudian akan muncul kotak New Address List. Kemudian klik Customize Columns.

Gambar 2.1.6 Menu kotak New Address List

7.    Buat Field Names sesuai dengan keinginan. Lalu pilih OK.

Gambar 2.1.7 Menu Customize List.

8.    Isi dengan data yang anda inginkan dengan klik New Entry. Lalu pilih OK jika sudah selesai.

Gambar 2.1.8 Menu kotak New Address List.

9.    Lalu muncul tampilan Save Address List, simpan data tersebut.

Gambar 2.1.9 Menu Save Address List.

10.    Klik data yang ingin dimasukkan, lalu klik OK.

Gambar 2.1.10 Menu Mail Merge Recipients.

11.    Kemudian klik Next: Write your letter.

Gambar 2.1.11 Menu Mail Merge Step 3

12.    Pilih menu More items pada menu Mail Merge.

Gambar 2.1.12 Menu Mail Merge Step 4

13.    Masukkan dan sesuaikan Field Names.

Gambar 2.1.13 Menu kotak Insert Merge Field

14.    Setelah disesuaikan, pilih Next: Preview your letters.

Gambar 2.1.14 Field Names yang sudah dimasukkan pada dokumen utama

15.    Akan muncul tampilan data – data yang sudah dimasukkan pada Field Names. Kalian bisa melihat data – data yang lain dengan mengklik tanda panah kiri dan kanan.

Gambar 2.1.15 Data yang sudah jadi

16.    Jika ingin melihat data – data yang lain, klik tanda panah kiri atau kanan di Recipients: pada Mail Merge. Jika sudah, klik Next: Complete the merge.

Gambar 2.1.16 Data yang sudah jadi dan ingin dilihat data yang lain

17.    Klik Print jika sudah selesai memeriksa data – data yang ingin dicetak.

Gambar 2.1.17 Data yang sudah jadi dan ingin dicetak

Rangkuman Materi Sortir dan Tabel Pada MICROSOFT WORD

                                           Sortir dan Tabel Pada MICROSOFT WORD

Untuk menyisipkan tabel dengan cepat, klik Sisipkan > Tabel dan pindahkan kursor ke atas kisi hingga Anda menyorot jumlah kolom dan baris yang diinginkan.

Klik dan tabel muncul di dokumen. Jika Anda harus melakukan penyesuaian, Anda bisa menambahkan atau menghapus baris dan kolom tabel atau menggabungkan sel.

Saat Anda mengklik tabel, tab Desain Tabel dan Tata Letak muncul.

Pada tab Desain Tabel, pilih warna lain, gaya tabel, tambahkan atau hapus batas dari tabel.

Untuk tabel yang lebih besar dan kontrol yang lebih banyak atas kolom, gunakan perintah Sisipkan Tabel.

Dengan cara ini Anda bisa membuat tabel dengan lebih dari sepuluh kolom dan delapan baris, serta mengatur perilaku lebar kolom.

1. Klik Sisipkan > Tabel > Sisipkan Tabel.
   
2. Di bawah Ukuran Tabel, pilih jumlah kolom dan baris.
3. Di Perilaku Paskan Otomatis Anda memiliki tiga opsi untuk mengatur luas kolom Anda:
   • Lebar kolom awal: Anda bisa membiarkan Word mengatur lebar kolom secara otomatis, atau Anda bisa menentukan lebar tertentu untuk semua kolom Anda.
   • Paskan Otomatis ke konten: Ini akan membuat kolom yang sangat sempit yang akan meluas saat Anda menambahkan konten.
   • Paskan Otomatis ke jendela: Ini otomatis mengubah lebar seluruh tabel agar pas dengan ukuran dokumen Anda.
4. Jika Anda ingin semua tabel yang dibuat terlihat seperti tabel yang sedang Anda buat, centang Setel sebagai default untuk tabel baru.
5. Klik OK dan tabel baru muncul di dokumen Anda.

Menggambar sendiri tabel Anda

Jika menginginkan kontrol lebih atas bentuk kolom dan baris tabel Anda, atau ingin membuat tabel menggunakan sesuatu selain kisi dasar, alat Gambar Tabel membantu Anda menggambar dengan tepat tabel yang diinginkan.

Anda bahkan dapat menggambar garis diagonal dan sel di dalam sel.

1. Klik Sisipkan > Tabel > Gambar Tabel. Penunjuk berubah menjadi pensil.
2. Gambar persegi untuk membuat batas tabel, lalu gambar garis untuk kolom dan baris di dalam persegi.
   
3. Untuk menghapus garis, klik tab Tata Letak, klik Penghapus, lalu klik garis yang ingin dihapus.
   

Rangkuman Materi

Sejarah MS.WORD

Microsoft word adalah perangkat lunak pengolah kata yang dikembangkan oleh Microsoft.Microsoft word pertama kali diperkenalkan pada dunia di tanggal 25 Oktober 1983.Waktu itu,namanya yang dimilikinya bukanlah Microsoft word,melainkan Mulyi-Tool Word. Di awal perilisannya.Multi-Tool Word hanya bisa digunakan untuk system Xenix,karena waktu itu belum ada Microsoft word Windows.

Di tahun-tahun berikutnya seiring dengan perkembangan teknologi,Multi-Tool Word dikembangkan agar bisa digunakan oleh sejumlah platform lainnya,seperti kompyter IBM,APPLE Macintosh,Komputer AT&T Unix Atari ST,OS/2,SCO Unix dan macOS.perangkat lunak ini baru bisa digunakan untuk Microsoft windows ditahun 1989.

Di tahun 1981, Microsoft memperkerjakan Charles Simonyi, pengembangan Bravo, perangkat lunak pengolah kata pertama yang ada di dunia. Simonyi mulai mengerjakan pengolah kata bernama Multi-Tool-Word dibantu oleh Richard Brodie, bekas pegawai Xerox. Brodie menjadi pengembang utama Multi-Tool-Word di tahun berikutnya.

Microsoft merilis Multi-Tool-Word untuk perangkat Xenix dan MS-DOS ditahun 1983, nama ini kemudian disederhanakan menjadi Microsoft Word. Tak seperti kebanyakan program MS-DOS lainnya saat itu, Microsoft Word didesain untuk digunakan dengan mouse.kemampuan word pada saat itu terbatas hanya pada kemampuan untuk melakukan undo display teks blod, italic dan underlined atau dengan garis bawah.

Word dengan cepat mengalahkan perangkat lunak pengolah kata lainnya, wordstar,karena memiliki tampilan yang sangat berbeda. Tahun demi tahun Microsoft terus menyempurnakan word dengan merilis versi 2.0 hingga 5.0 hanya dalam kurun waktu enam tahun saja. Di tahun 1985, Microsoft word yang hanya bisa digunakan untuk perangkat Mac OS.sejak dirilis untuk perangkat Mac OS, penjualan untuk Mac OS lebih tinggi dibandingkan dengan penjualan di perangkat MS-DOS selama kurang lebih 4 tahun.

Tahun 1987 Microsoft meluncurkan Microsoft Word yang kedua untuk sistem operasi Mac OS, dan diberi nama 'Word 3.0' untuk menyinkronkan nomor versinya dengan Microsoft Word untuk DOS. Versi 3.0 ini sangat menarik dilengkapi dengan banyak fitur, sayangnya kemudian banyak muncul 'Bug'. Sehingga kemudian Microsoft meluncurkan Word 3.01.

Tahun 1989 versi pertama dari Word untuk sistem operasi Windows resmi diluncurkan. Dan dilanjutkan dengan Windows 3.0 pada tahun berikutnya. Di masa inilah Microsoft mulai berjaya dan segera menjadi pemimpin pasar untuk program pengolah kata (word processor) untuk komputer PC kompatibel IBM .Tahun 1991 Microsoft meluncurkan sebuah versi Word untuk DOS , yaitu versi 5.5. Versi ini mengganti user interface-nya dengan tampilan yang mirip dengan aplikasi Windows.Tahun 1992 Word 5.1 untuk Mac OS dirilis.

 Versi ini merupakan versi Word yang paling populer saat itu karena sangat bagus, relatif mudah penggunaannya, dan fiturnya juga lengkap. Banyak pengguna mengatakan ini adalah versi terbaik dari Word untuk Mac OS, yang pernah dibuat.Tahun 1993 Microsoft  kembali meluncurkan Word 6.0 yang merupakan versi terakhir dari Word untuk sistem DOS. Dan di sini Microsoft kembali lagi mencoba melakukan sinkronisasi nomor versi dan penamaan produknya untuk seluruh platform di DOS, Mac OS, dan Windows.

Fungsi icon menu home Microsoft Word

1.Fungsi Icon Menu Home.

(Gambar 1)

1.      Paste (Ctrl+V), untuk menampilkan hasil dari copy atau cut.

2.      Cut (Ctrl+X), untuk memindahkan teks atau gambar.

3.      Copy (Ctrl+C), untuk menduplikat atau menggandakan teks atau gambar.

4.      Format Painter (Ctrl+Shift+C, Ctrl+Shift+V), untuk menduplikat format teks

5.      Bold (Ctrl+B), untuk menebalkan teks.

6.      Italic (Ctrl+I),untuk memiringkan teks.

7.      Underline (Ctrl+U), untuk mengaris bawahi teks.

8.      Striketrough, untuk memberi garis tengah pada teks.

9.      Subscript (Ctrl+=), untuk mengubah huruf menjadi lebih kecil di bawah garis teks.

10.  Superscript (Ctrl+Shift++), untuk mengubah huruf menjadi lebih kecil diatas garis teks.

11.  Text Effects and Typoghraphy, untuk memberikan efek pada teks.

12.  Text Highlight Color, untuk menandai huruf dengan warna background.

13.  Font Color, untuk memberi warna pada huruf.

14.  Align Left (Ctrl+L), untuk meratakan paragraph ke kiri.

15.  Center (Ctrl+E), untuk meratakan paragraph ke tengah.

16.  Align Right (Ctrl+R), untuk meratakan paragraph ke kanan.

17.  Justify (Ctrl+J), untuk meratakan paragraph kiri dan kanan.

18.  Line and Paragraph Spacing, untuk memberikan spasi paragraph.

19.  Shading, untuk memberikan warna background pada area yang diblok atau ditandai.

20.  Borders, untuk memberikan bingkai.

21.  Normal, salah satu bentuk styles yang biasanya paling umum digunakan.

22.  No Spacing, salah satu bentuk styles.

23.  Heading 1, salah satu bentuk styles.

24.  Heading 2, salah satu bentuk styles.

25.  Title, salah satu bentuk styles yang biasanya paling banyak digunakan untuk judul.

26.  More, jika ingin menggunakan bentuk styles yang lain atau masih banyak bentuk-bentuk styles.

27.  Select, untuk memilih teks dengan format atau objek tertentu yang berada di belakang teks.

28.  Replace (Ctrl+H), untuk mengganti kata yang lebih dari satu dalam dokumen.

29.  Find (Ctrl+F), untuk mencari teks di dalam dokumen.

30.  Show/Hide (Ctrl+*), untuk menunjukkan tanda paragraph dan symbol format yang tersembunyi, ini berfungsi untuk tata letak tugas lanjutan.

31.  Short, untuk mengatur data dalam table.

32.  Increase Indent, untuk memberikan tab ke kiri.

33.  Decrease Indent, untuk memberikan tab ke kanan.

34.  Multilevel List, untuk memberikan format bullet dan numbering secara bertingkat.

35.  Numbering, untuk memberikan format nomor pada kalimat.

36.  Bullets, untuk memberikan sub point atau bullets pada kalimat.

37.  Clear All Formatting, untuk menghapus semua format atau menjadi normal seperti awal.

38.  Change Case, untuk mengganti format kalimat. Misal dari huruf kecil menjadi huruf capital dsb.

39.  Decrease Font Size (Ctrl+<), untuk mengecilkan ukuran huruf.

40.  Increase Font Size (Ctrl+>), untuk memperbesar ukuran huruf.

41.  Font Size (Ctrl+Shift+P), untuk mengatur ukuran huruf yang akan digunakan.

42.  Font (Ctrl+Shift+F), untuk memilih jenis huruf.

2.Fungsi Icon Tab Insert.

(Gambar 2)

1. Page Break (Ctrl+Return), untuk mengahkhiri halaman saat ini dan pindah ke halaman berikutnya.
2. Blank Page, untuk membuat lembar kerja baru.
3. Cover Page, untuk memasukkan format cover (sampul) pada halaman.
4. Table, untuk memasukkan tabel.
5. Pictures, untuk memasukkan gambar yang tersedia di computer.
6. Online Pictures, untuk memasukkan gambar secara online.
7. Shapes, untuk memasukkan bentuk-bentuk, seperti lingkaran, kotak, panah dsb.
8. Screenshot, untuk menambah screen shot dari jendela apapun yang sedang terbuka di desktop untuk dokumen.
9. Apps for Office, untuk memasukkan aplikasi tambahan ke dalam dokumen secara online.
10. Online Video, untuk memasukkan video secara online.
11. Cross-reference, untuk memasukkan referensi kalimat pada dokumen.
12. Comment, untuk menambah catatan atau komentar pada bagian dokumen.
13. Page Number, untuk menambah nomor pada halaman dokumen.
14. Text Box, untuk menambahkan teks penting, seperti judul atau kutipan.
15. Drop Cap, untuk membuat huruf capital pada awal paragraph.
16. Insert WordArt, untuk menambahkan artistic dalam dokumen.
17. Object, untuk menyisipkan objek atau teks dari file lain ke dalam dokumen.
18. Symbol, untuk menambahkan symbol yang tidak tersedia di keyboard.
19. Equation, untuk menambahkan persamaan matematika umum seperti luas lingkaran, rumus kuadrat dsb.
20. Date and Time, untuk menambahkan dengan cepat tanggal dan waktu saat ini.
21. Signature Line, untuk menyisipkan baris tanda tangan yang harus ditanda tangani.
22. Explore Quick Parts, untuk memasukkan teks, auto-teks, dokumen terformat dimana saja dalam dokumen.
23. Footer, untuk menampilkan informasi di paling bawah halaman, seperti judul, penulis, dan nomor halaman.
24. Header, untuk menampilkan informasi di atas halaman.
25. Bookmark, untuk melompat ke tempat spesifik yang ada di dokumen.
26. Hyperlink (Ctrl+K), untuk membuat sebuah link pada dokumen dengan akses yang lebih cepat untuk halaman web dan file.
27. Chart, untuk mempermudah dalam menemukan pola dalam data dengan memasukkan bar, area, atau line chart.
28. SmartArt Graphic, untuk menyisipkan informasi dari daftar grafis dan diagram proses untuk grafis yang lebih kompleks seperti diagram venn dan bagan organisasi.

2.Fungsi Icon tab Design.

(Gambar 3)

1. Themes, untuk memberi tema pada dokumen menggunakan warna, font dan efek yang membuat tampilan yang menarik dan konsisten.
2. Document Formatting, untuk mengubah tampilan dokumen dengan memilih gaya set yang tersedia.
3. Colors, untuk mengubah dengan cepat warna pada dokumen dengan memilih palet warna yang berbeda.
4. Fonts, untuk mengubah dengan cepat font atau teks pada dokumen dengan gaya font baru.
5. Set as Default, untuk mencari semua dokumen baru.
6. Effects, untuk mengubah tampilan umum objek dalam dokumen.
7. Paragraph Spacing, untuk mengubah garis dan paragraph pada dokumen.
8. Watermark, untuk menambah teks hantu, seperti rahasia atau mendesak dibalik konten pada halaman.
9. Page Color, untuk menambah percikan warna pada dokumen dengan mengubah warna halaman.
10. Page Borders, untuk menambah atau merubah batasan di sekitar halaman.

3. Fungsi Icon tab Page Layout.

(Gambar 4)

1. Margins, berfungsi untuk mengatur batas teks pada dokumen.
2. Orientation, berfungsi untuk mengatur posisi halaman (potrait/landscape).
3. Size, berfungsi untuk mengatur ukuran kertas yang digunakan.
4. Columns, berfungsi untuk mengatur kolom pada dokumen.
5. Breaks, berfungsi untuk mengatur kontinuitas halaman maupun kolom.
6. Line Numbers, berfungsi untuk mengatur kontinuitas nomor baris teks.
7. Hyphenation, berfungsi untuk memisahkan suku kata dengan tanda hubung secara otomatis.

(Gambar 4.1)

1.                  Indent, berfungsi untuk mengatur batas teks.

2.                  Spacing, berfungsi untuk mengatur jarak antar paragraf.

(Gambar 4.2)

1.                  Position, berfungsi untuk mengatur posisi objek pada dokumen.

2.                  Wrap Text, berfungsi untuk mengatur posisi objek dalam kaitannya dengan paragraf.

3.                  Bring Forward, berfungsi untuk memposisikan suatu objek di depan objek lainnya.

4.                  Send Backward, berfungsi untuk menaruh objek terpilih ke belakang objek lainnya.

5.                  Selection Pane, berfungsi untuk menampilkan panel navigasi objek.

6.                  Align, berfungsi untuk mengatur posisi objek lepas.

7.                  Group, berfungsi untuk mengumpulkan beberapa objek menjadi satu grup.

8.                  Rotate, berfungsi untuk memutar suatu objek.

4.Fungsi Icon tab References.

(Gambar 4.3)

1.Table of contents

Digunakan untuk mengelola daftar isi. Dengan menu ini user bisa menyisipkan daftar isi otomatis pada sebuah halaman dokumen. Bila mode otomatis yang dipilah, maka fitur ini akan mencari judul dan subjudul secara otomatis dari file dokumenyang tengah anda olah. Sebalumnya perlu memformat heading style atau format judul pada dokumen yang tengah dikerjakan. dengan kata lain, daftar ini sebaiknya disisipkan ketika judul dan subjudul sudah terbentuk.

2.Add Text

Digunakan untuk mengelolah paragraph terpilih dalam kaitannya sebagai entri dalam daftar isi yang sudah dibuat. Mesin otomatis tidak selamanya dapat menjalankan tugas spesifik yang sangat detail, sehingga perlu adanya opsi yang memungkinkan user untuk melakukan customisasi bila dokumen tidak sesuai dengan yang diharapkan.

3.Update table

Digunakan untuk memperbaruhi daftar isi, adanya perubahan pada sebuah dokumen, misalnya di saat menghapus suatu judul atau subjudul tidak secara otomatis mempengaruhi status daftar isi. Update table berfungsi untuk sinkronisasi Antara daftar isi dengan perubahan terkini dokumen.

(Gambar 4.5)

1.      Inser footnote

Digunakan untuk menyisipkan catatan kaki (rujukan yang berada di bagian bawah halaman atau footer). Suatu istilah kadang merasa perlu dijelaskan lebih detail untuk memunculkan pemahaman yang konkrit, namun tidak mungkin dijelaskan dalam paragraf bahasan. Bila dipaksa akan memutus alur bahasan itu sendiri. Sebagai alternatif menyisipkan catatan kaki untuk menjelaskan lebih detail tentang istilah yang dipakai.

2.      Insert Endnote

Digunakan untuk menyisipkan catatan di akhir bab. Namun demikian, cara , menggukannya  sama, bila perintah Endnote di klik, system akan membawa pada akhir bab dan menyuruh untuk menulis catatan mengenai kata tertentu sesuai yang ditunjuk oleh kursor.

3.      Next footnote

Berfungsi untuk memantau footnote dan endnote. Icon ini memiliki down arrow. Bila diklik, akan muncul flyout yang berisi menu seputar pemantauan footnote dan endnote yang terdapat di seluruh file dokumen aktif.

4.      Show notes

Digunakan untuk memperlihatkan lokasi catatan, baik footnote maupun endnote. Bila mengaktifkan perintah ini, maka system akan menampilkan letak catatan dari halaman dokumen yang sedang aktif.untuk mengnonaktifkan tampilan tersebut, klik sekali lagi icon perintah show notes tersebut.

(Gambar 4.6)

1.      Insert citation

Digunakan untuk menyisipkan kutipan langsung pada daerah kursor aktif. Dengan icon ini, kita tidak melakukan memformatan secara tradisional. Letakkan kursor, klik icon ini, akan tampil sejumlah opsi untuk keperluan menyisipkan kutipan.

2.      Menage sources

Digunakan untuk mengelolah seluruh sumber kutipan yang mungkin sudah disisipkan disemua segmen file dokumen. Klik icon ini, akan dibawa untuk berkonsentrasi dengan pengaturan semua sumber kutipan yang disisipkan tersebut.

3.      Style

Berfungsi untuk memilih bentuk bibliography yang diinginkan. Tidak perlu membuat sendiri bentuk daftar pustaka yang mungkin kita belum memahaminya. Pilih format daftar pustaka dan rasakan kemudahan dalam memilih format daftar pustaka yang resmi.

4.      Bibliography

Digunakan untuk menyisipkan daftar pustaka ke dalam file dokumen aktif. Daftar pustaka sangat berkaitan dengan bahan kutipan yang telah disisipkan.

(Gambar 4.7)

1.      Insert caption

Digunakan untuk menumbuhkan katerangan seputar ilustrasi atau gambar yang sudah disisipkan. Memang kita akui bahwa gambar cukup membantu memperjelas suatu bahasan. Namun gambar tersebut juga perlu diarahkan dengan sedikit keterangan seputar gambar tersebut.

2.      Insert table of figures

Digunakan untuk menyisipkan daftar isi gambar yang disisipkan kedalam dokumen. Umumnya dalam perbukuan merasa perlu untuk melakukan katalog mengenai gambar-gambar yang terdapat dibuku, untuk memudahkan pembaca dalam menavigasi seluruh gambar yang ada disebuah buku. Icon ini lah digunakan untuk melakukan urusan tersebut. Sehingga dengan mudah dapat membuat katalog gambar deskripsi disebuah buku.

3.      Update table

Digunakan untuk melakukan pembaruan terhadap daftar katalog gambar. Perubahan di segmen gambar tidak semata-mata langsung mengubah katalog yang sudah dimasukan sebelumnya.

4.      Cross-reference

Berfungsi untuk menyisipkan referensi silang. Tak jarang pengulangan istilah dihalaman lain juga perlu dijelaskan kembali di catatan kaki.kita bisa merujukkannya ke footnote atau endnote dihalaman lainnya

(Gambar 4.8)

1.      Merk entry

Digunakan untuk memasukan baru dalam dokumen. Saat mengedit tulisan mungkin dihadapkan pada situasi dimana kita mersa perlu membedakan Antara dalam kata masukan yang baru dengan yang lama. Dengan icon ini, entri kata baru akan ditandai dengan warna tertentu sehingga dengan mudah bisa membedakan Antara masukan kata yang sebelumnya dengan entri yang terbaru.

2.      Insert index

Digunakan untuk menyisipkan daftar kata (indeks) kedalam dokumen. Indeks menggambarkan kata atau istilah yang dibahas didalam tulisan . dengan indeks pembaca akan memiliki navigasi untuk mengenal sepintas tentang pembendaharaan sebuah buku.

3.      Update index

Digunakan untuk memperbaruhi daftar indeks terkini, saat menambahkan kalimat baru di suatu bahasan, mungkin akan menggeser halaman yang sebelumnya sudah terdaftar dalam indeks sehingga  daftar nomor halaman yang sudah terindex tidak akurat lagi dengan kondisi terbaru dari dokumen. Gunakan icon ini untuk memperbaruhi daftar di index sesuai dengan kondisi terkini di dalam dokumen.

(Gambar 4.9)

1. Mark Citation : untuk menandai kutipan
2. Insert Table of Authorities : untuk membuat daftar kutipan
3. Update Table : untuk memperbaharui daftar kutipan